Nos dias 15 a 18/08/2009 foi realizado no Expominas em Belo Horizonte, o 43º Congresso
Brasileiro de Patologia Clínica Medicina Laboratorial. Mais de 100 empresas expositoras
participaram do evento, divulgando as novas tecnologias e tendências do setor. Havia também
na programação uma série de palestras voltadas para o tema principal: MEDICINA
LABORATORIAL E SEGURANÇA DO PACIENTE.
A Memovip participou da mesa redonda – Gestão de registros no laboratório clínico, no
subtema Organizando com auxílio externo. Foram abordados vários aspectos, entre eles:
Registros: tem ocorrido na empresa a banalização dos registros. Isso quer dizer que eles são
preenchidos somente para atender as auditorias e não por sua importância como meio de
prova documental.
Rastreabilidade: é comum a empresa ter a certeza da existência de um documento, mas não
consegue localiza-lo quando mais precisa.
Evidência objetiva: os auditores e fiscais exigem prova documental. Evidências objetivas são
dados que apóiam a existência ou veracidade de alguma coisa.
Indexação: são índices ou “palavras chave” definidas quando do arquivamento de um
documento, para facilitar sua recuperação futura.
Certificação ISO: a normatização ISO dispõe sobre os requisitos mínimos para controle de
registros e dados. São eles: identificação, local de armazenagem, proteção(acessos),
recuperação (rastreabilidade), tempo de retenção e descarte (disposição).
Organização do acervo documental: o princípio básico para implantar um projeto de gestão
documental é o entendimento da estrutura organizacional, ou seja, começa pelo organograma
da empresa. Em seguida, devem-se relacionar os tipos documentais gerados ou recebidos
pelas áreas e o prazo de guarda para cada tipo documental. No entanto, a eficácia de um
projeto de gestão documental está na elaboração de procedimentos padronizados, visando
garantir a manutenção dos padrões estabelecidos e também a perpetuação do conhecimento.
Digitalização: uma forma ágil de recuperação de dados e informações. Você economiza
tempo, dinheiro e ainda evita a circulação dos documentos originais pelos corredores da
empresa.
Guarda de documentos físicos e em mídia digital: a terceirização de um serviço de guarda
de documentos requer uma análise cuidadosa dos possíveis fornecedores. O principal cuidado
é saber se a empresa atende aos requisitos básicos exigidos pela ABGD – Associação
Brasileira de Gestão de Documentos.
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de soluções personalizadas para o negócio da sua empresa. Consulte-nos.
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MEMOVIP – Gestão Inteligente da Informação