PROJETO DE LEI Nº 146 de 22 de março de 2007
Dispõe sobre a digitalização e arquivamento de documentos em mídia ótica ou eletrônica, e dá outras providências
O CONGRESSO NACIONAL decreta:
Artigo 1º. A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou digital, e a reprodução dos documentos particulares e públicos arquivados, estes de órgãos públicos federais, estaduais e municipais, e de entidades integrantes da administração pública indireta das três esferas de poder político, serão regidos pela presente lei.
Parágrafo único. Para os fins desta lei, considera-se:
a) digitalização - o processo de conversão de dados constantes em suporte analógico para o suporte digital;
b) armazenamento - o processo de guarda e conservação dos arquivos oriundos do processo de digitalização, ou dos documentos originariamente elaborados em meio eletrônico, em mídia ótica ou digital autenticada;
c) autenticação - o processo de verificação da integridade dos arquivos contidos na mídia óptica ou digital, realizado pelos órgãos da fé pública, assim como a verificação da integridade de suas reproduções;
d) reprodução - cópia autenticada ou certidão em meio analógico, ou via em meio digital certificada de documento contido em mídia óptica ou digital autenticada.
Artigo 2º. Após a digitalização e armazenamento em mídia óptica ou digital autenticada, os documentos em meio analógico poderão ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração, lavrando-se o respectivo termo de eliminação.
§ 1º. Os documentos em trânsito, que ainda não completaram o seu ciclo de eficácia, contidos em suporte analógico, poderão ser digitalizados, mas não serão eliminados antes de serem arquivados e armazenados definitivamente em mídia óptica ou digital.
§ 2º. Os documentos de valor histórico, assim declarados pela autoridade competente, embora digitalizados, não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da sede do seu detentor.
Artigo 3º. Os documentos digitalizados e armazenados em mídia ótica ou digital autenticada, bem como as suas reproduções, na forma desta lei, terão o mesmo valor jurídico do documento original para todos os fins de direito.
Artigo 4º. A digitalização de documentos e o armazenamento em mídia óptica ou digital autenticada serão realizados por empresas e cartórios devidamente credenciados junto ao Ministério de Estado da Justiça.
Artigo 5º. A autenticação da mídia ótica ou digital, que contenha os arquivos oriundos do processo de digitalização de documentos particulares, ou os arquivos dos documentos originariamente elaborados em meio eletrônico, será realizada pelo serviço de títulos e documentos do domicílio do proprietário da mídia óptica ou digital, a fim de produzir efeitos jurídicos em juízo ou fora dele, quer a própria mídia ótica ou digital, quer a sua reprodução.
§ 1º. A critério do interessado, uma cópia da mídia óptica ou digital poderá ser conservada no serviço de títulos e documentos que efetuar o processo de sua autenticação.
§ 2º. As despesas de conversão da mídia, na eventualidade de avanço tecnológico, serão custeadas pelo interessado na sua conservação.
Artigo 6º. Deverão ser autenticadas as reproduções realizadas por particulares, nos termos desta lei, a fim de produzir efeitos perante terceiros, podendo ser solicitada e enviada eletronicamente, mediante a utilização de assinatura digital certificada, no âmbito da infra-estrutura do ICP-Brasil, pelo serviço de registro de títulos e documentos que detiver a mídia em seu acervo ou a efetivou.
Artigo 7º. Os documentos originalmente elaborados em meio eletrônico, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP- Brasil, para a sua eficácia perante terceiros, em juízo ou fora dele, assim como para o seu armazenamento, guarda, conservação e reprodução, deverão observar os preceitos da presente lei.
Artigo 8º. O Poder Executivo, no prazo de 90 (noventa) dias, regulamentará a presente lei, indicando os requisitos para o credenciamento das empresas e cartórios autorizados a proceder à digitalização dos documentos, assim como os cartórios encarregados da autenticação e conservação das mídias ópticas ou digitais e autenticação de suas reproduções.
Artigo 8º. A presente lei entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.
JUSTIFICATIVA
Torna-se necessária, no ordenamento jurídico brasileiro, a elaboração de uma lei que discipline a digitalização, o armazenamento em meio ótico ou digital dos documentos públicos e particulares, bem como de sua reprodução, garantindo a sua validade e eficácia jurídicas.
No tocante à digitalização e armazenamento, as principais vantagens desses procedimentos são: a) redução de áreas destinados aos arquivos físicos; b) redução de tempo no trabalho gerenciamento e recuperação das informações; c) rapidez na atualização dos dados armazenados; d) possibilidade de compartilhamento e acesso às informações a um número maior de usuários; e) a manutenção de cópias de segurança, e, também, f) a redução dos gastos com papel, o que favorece a preservação do meio ambiente.
No que diz respeito à reprodução, é preciso estabelecer um procedimento seguro, a fim de evitar fraudes e contrafações de todo o tipo.
Mas, para se obter os benefícios elencados, é imperioso adotar-se algumas cautelas legislativas.
Em primeiro, o descarte do documento em suporte analógico só se efetivará com relação aos documentos já arquivados, isto é, aqueles que já cumpriram o ciclo de sua eficácia; quanto aos documentos em trânsito, será possível a digitalização, mantendo-se, contudo, o original, se em suporte analógico, até a fase de seu arquivamento.
Em segundo, tratando-se de documento com valor histórico, não será possível o descarte físico, prevendo a lei o seu arquivamento, se for o caso, em local diverso da sede de seu detentor.
Em terceiro, e este me parece o principal efeito jurídico, o documento digitalizado e armazenado em mídia ótica ou digital autenticada, bem como a sua reprodução, terão o mesmo valor jurídico do original.
Frise-se, de uma vez, que a possibilidade de verificação da autenticidade e higidez da mídia é medida salutar, já consagrada entre nós com relação aos microfilmes, o que permite ao governo, de um lado, controlar e fiscalizar a atividade de digitalização, a ser desempenhada pelas empresas e cartórios, e, de outro, ao estabelecer o procedimento de autenticação da mídia e de suas reproduções, garantir a certeza e a segurança das relações jurídicas, valores essenciais em qualquer Estado de Direito Democrático.
Por tais razões, a proposição legislativa cria um sistema de controle da atividade, a cargo do Ministério de Estado da Justiça, credenciando as empresas e cartórios que farão a digitalização dos documentos, sendo que a autenticação e a guarda e conservação da mídia óptica ou digital, serão feitas pelo registro de títulos e documentos, a teor dos artigos 127, I, VII, e seu Parágrafo único, da Lei federal n. 6.015/73.
Tal exigência é uma decorrência lógica do sistema jurídico brasileiro, uma vez que os registros públicos se caracterizam como meios de conhecimentos permanentes "que perduram de forma indefinida no tempo e, por isso, têm uma perpétua aptidão para dar a conhecer" a todos os membros da sociedade ( v. José Alberto Rodriguez Lorenzo González, "Noções de Direito Registal", SPB editores, Lisboa, 1998, pág. 17).
Saliente-se que, no ordenamento jurídico nacional ( CF/88 art. 236 e Lei 6.015/73), o serviço público competente para garantir efetiva perpetuidade aos documentos particulares, conferindo às reproduções deles extraídas o mesmo valor jurídico do original, é o serviço de registro de títulos e documentos, conforme preceituam os artigos 127 e 161 da Lei de Registros Públicos em vigor, verbis:
Art. 127. No Registro de Títulos e Documentos será feita a transcrição:
I - dos instrumentos particulares, para a prova das obrigações convencionais de qualquer valor;
( ...) omissis
VII - facultativa, de quaisquer documentos, para sua conservação
Parágrafo único. Caberá ao registro de títulos e documentos a realização de quaisquer registros não atribuídos expressamente a outro ofício.
"Art. 161. As certidões do registro integral de títulos terão o mesmo valor probante dos originais, ressalvado o incidente de falsidade destes, oportunamente levantado em juízo.
§ 1º . O apresentante do título para registro também poderá deixá-lo arquivado em cartório ou a sua fotocópia, autenticada pelo oficial, circunstâncias que serão declaradas no registro e nas certidões."
Portanto, tal exigência é uma decorrência lógica do sistema jurídico brasileiro, uma vez que os registros públicos se caracterizam como meios de conhecimentos permanentes "que perduram de forma indefinida no tempo e, por isso, têm uma perpétua aptidão para dar a conhecer"a todos os membros da sociedade ( v. José Alberto Rodriguez Lorenzo González, "Noções de Direito Registal", SPB editores, Lisboa, 1998, pág. 17).
Por tais razões, impõe-se, também, aplicar aos documentos originariamente elaborados em meio eletrônico o regime jurídico da presente proposição legislativa que não cria, ao contrário, preserva o sistema jurídico abraçado pelo legislador constituinte no artigo 236 da Carta Política de 1988, garantindo maior segurança jurídica à sociedade, mesmo no ambiente dos documentos eletrônicos e digitais, devendo esta, após convertida em lei, ser regulamentada pelo Poder Executivo, de modo a viabilizar o credenciamento e fiscalização da atividade, a fim de garantir a certeza e a segurança que dimanam das relações jurídicas.
Senador Magno Malta
Fonte:
Secretaria-Geral da Mesa
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Histórico da tramitação do PLS 146/07