Cases de Sucesso

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Como a white martins, otimizou sua produtividade e seus custos com uma redução de 60% no número de consultas realizadas em documentos originais. Escolha o plano ideal para a sua empresa e entre em contato. Nós retornaremos o mais breve possível.

WHITE MARTINS – REDUÇÃO DE CUSTOS COM A RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS FÍSICOS

A EMPRESA

A White Martins/Praxair é referência em manipulação de gases industriais e medicinais com mais de 100 anos de serviços prestados em 50 países e com mais de 27.000 funcionários.

A White Martins representa a Praxair na América do Sul e tem como principal objetivo construir um processo cada vez mais sustentável, sempre pautada na segurança, integridade e satisfação de seus clientes.

SOLUÇÃO

O White Martins, visando uma organização pormenorizada de seus documentos fiscais e financeiros, contratou os serviços da MEMOVIP, empresa mineira com atuação há mais de 25 anos no mercado, para gerenciar a guarda física e gestão de seus documentos administrativos.

Os documentos são acondicionados em caixas padronizadas e são devidamente indexados com palavras chaves no Software GED Memovip para garantir a sua segurança e rastreabilidade. Através do Software Ged da Memovip gerenciamos o volume aproximado de 16 milhões de documentos (páginas), sendo que grande parte desse acervo encontra-se digitalizado e mapeado de forma a permitir a consulta dos dados e imagens pelo website da Memovip.

A aplicação das soluções da Memovip permitiu que a White Martins pudesse equalizar demandas internas relacionadas á utilização e cessão de seus equipamentos pelos seus clientes, assim como garantiu uma gestão eficiente das notas fiscais, antes armazenadas de forma coletiva e agora indexadas individualmente. A gestão desse tipo documental é o ponto forte da parceria com a Memovip e um trabalho específico nesse acervo permite a localização de notas fiscais faltantes de acordo com os livros fiscais, garantindo a integridade do arquivo.

Sobre o prazo de guarda física de notas fiscais:

De acordo com a lei 5.172/66- art.173 do Código Tributário Nacional, o prazo mínimo de guarda e preservação das notas fiscais é de 05 anos de sua data de emissão.

RESULTADOS

  • Com a terceirização do arquivo a White Martins ganhou a oportunidade de utilizar e forma mais eficiente seu espaço físico;
  • Segurança e sigilo das informações contidas nos documentos. Somente usuários autorizados podem ter acesso à solicitação de documentos junta a Memovip;
  • Garantia de rastreabilidade e controle total dos documentos através do Software GED Memovip;
  • O compartilhamento das informações de maneira segura e ágil;
  • Redução de 60% no número de pesquisas feitas em documentos originais após o projeto de GED ser implantado;
  • Visualização das imagens digitalizadas em software web com apenas um clique;
  • A guarda dos documentos de forma padronizada e com mão de obra especializada;
  • A pronta recuperação nos casos em que o documento físico e eletrônico é necessário;
  • Atendimento as Normas da Certificação ISO.

 

Nós podemos fazer o mesmo por você. Quer reduzir os custos com espaço fisíco e armazenagem de arquivos?

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