Digitalização de Documentos

As soluções de Digitalização da Memovip abrangem tecnologias, ferramentas e metodologias específicas para total controle sobre o ciclo de vida da informação, desde a captação, gerenciamento, armazenamento, preservação e distribuição de conteúdo dentro e fora do firewall, proporcionando acesso seguro aos documentos, garantindo conformidade com as regras e regulamentações, integrando atividades e reduzindo custos e riscos operacionais.

O processo de digitalização consiste em:

• Preparação da documentação para digitalização
• Captura da imagem do documento através do escaneamento do mesmo
• Indexação que permite ao documento uma identificação única
• Controle de qualidade que verifica a conformidade com o documento original
• Certificação Digital em parceria com cartório de notas, garantindo a autenticidade dos documentos eletrônicos
• Datacenter que permite ao cliente fazer pesquisa em imagens com a possibilidade de acesso por múltiplos usuários em tempo real.

Por que terceirizar a
digitalização de documentos?

• Fácil localização de qualquer conteúdo, dentro e fora da empresa;
• Colaboração e troca de informação mais eficiente;
• Compliance com automação de processos e proteção dos documentos;
• Garantia da integridade do conteúdo com o armazenamento digital, o que impede a deterioração e alteração das informações;
• Visão integrada de informações relevantes, proporcionando melhor tomada de decisões;
• Diminuição de riscos de gestão sobre documentos exigidos por lei;
• Otimização do armazenamento e diminuição de custos com espaço físico
• Melhoria na qualidade dos serviços a clientes, com respostas mais rápidas e precisas, permitindo inclusive, a consulta de informações via web.

GED Software de Gestão Memovip

Os usuários acessam os documentos de forma ágil e segura, via navegação Web ou por meio de uma intranet coorporativa, a capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento.
O Software GED Memovip permite ao cliente fazer pesquisa digital de imagens com a possibilidade de acesso por múltiplos usuários e em tempo real. Com facilidade e segurança no rastreamento de arquivos. Esta ferramenta é ideal para empresas ou departamentos que têm grande freqüência de consultas a documentos guardados em arquivos físicos.

O software de gerenciamento e
controle de caixas permite:

• Localização imediata das caixas e de seus conteúdos
• Controle informatizado de acesso aos documentos
• ‘Check in’ e ‘check out’ das caixas através de código de barras
• Controle ‘on-line’ de movimentação e histórico da documentação
• Relatórios gerenciais e estatísticos, principalmente referente a volumetria (de caixas, documentos, etc.)
• Controle da temporalidade documental
• Controle unificado de acesso dos usuários por meio de login e senhas, pessoais e intransferíveis, com possibilidade de definir diferentes níveis e tipos de permissão de acesso, incluindo acesso administrativo para adicionar ou excluir usuários e modificar as permissões de acesso.

Por que contratar o software
GED Memovip?

• Precisão e rapidez na localização de documentos;
• Redução de custos na impressão e cópias desnecessárias de documentos;
• Mais espaço físico para seu negócio;
• Contribuir com o meio ambiente através da redução do fluxo de papeis;
• Fator diferencial competitivo;
• Absoluto controle dos processos de negócio;
• Diminuição no tempo de tramitação dos documentos;
• Eliminação dos riscos de extravios de documentos;
• Possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo diversos departamentos;

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